Gérer les réservations

Chaque estimation transformée en réservation depuis votre module arrive automatiquement dans votre espace. Cette page réunit toutes vos courses : vous les suivez, les confirmez à vos clients, les partagez à un collègue ou en créez de nouvelles à la main. Deux affichages complémentaires sont disponibles : la liste des réservations et le planning (calendrier).

La liste des réservations

La rubrique Réservations présente toutes vos courses sous forme de tableau, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque ligne correspond à une réservation et affiche les colonnes suivantes :

• # — le numéro de la réservation.
• Client — le prénom et le nom du voyageur.
• Véhicule — le véhicule réservé.
• Dates et horaires — la date et l’heure de prise en charge (et le retour s’il s’agit d’un aller-retour).
• Montant — le prix de la course, dans la devise du module (le prix remisé s’affiche si un code promo a été utilisé).
• Statut — l’état de la réservation (voir ci-dessous).
• Paiement — l’état du règlement, ou la mention Paiement au chauffeur.
• Date de la commande — le moment où la réservation a été passée.
• Actions — le menu des opérations possibles sur la réservation.

Les statuts d’une réservation

La colonne Statut indique où en est la course :

• Confirmé — vous avez validé la réservation ; votre client en a été informé.
• En attente de confirmation — la réservation vient d’arriver et attend votre validation.
• Annulé — la réservation a été annulée.
• Expiré — la réservation n’a pas été confirmée à temps et n’est plus valable.

La colonne Paiement dépend du mode de règlement choisi dans vos Paramètres :

• Paiement au chauffeur — le client règle directement à bord ; aucun paiement en ligne n’est attendu.
• Payé — le paiement en ligne a été encaissé.
• En attente de paiement — le règlement en ligne n’est pas encore finalisé.
• Échec de paiement — le paiement en ligne a échoué.
• Paiement non finalisé — le client n’a pas terminé son paiement.

Le détail d’une réservation

Cliquez sur une ligne (ou sur Voir détails dans le menu d’actions) pour ouvrir la fiche Détails de la réservation, organisée en onglets :

• Trajet — l’adresse de départ et d’arrivée, le véhicule, le nombre de passagers et de bagages, le type de trajet (aller simple ou aller-retour), les dates et horaires, la durée, la distance, un éventuel numéro de vol ou de train, les notes de commande, les options choisies, ainsi que le prix (et le code promo utilisé le cas échéant).
• Client — les coordonnées du voyageur : prénom, nom, société, e-mail, téléphone et adresse.
• Autres — les réponses aux champs personnalisés de votre formulaire, lorsque vous en avez ajouté.

Confirmer ou annuler une réservation

Une réservation En attente de confirmation peut être confirmée ou annulée, depuis le menu d’actions ou directement dans sa fiche.

• Confirmer la réservation — valide la course. Votre client est prévenu par e-mail. Vous pouvez joindre un message à son attention (par exemple les consignes de rendez-vous).
• Annuler la réservation — annule la course. Votre client est également prévenu par e-mail, et vous pouvez lui joindre un message.

Partager une réservation

L’action Partager ouvre la fenêtre Partager la réservation avec un collègue. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire, ajoutez un message facultatif, puis envoyez : votre collègue reçoit le détail de la course par e-mail. Pratique pour transmettre une course à un confrère ou à un chauffeur partenaire.

Ajouter une réservation manuellement

Toutes vos courses ne passent pas forcément par le module : une réservation prise par téléphone peut être saisie à la main. Cliquez sur Nouvelle réservation, puis renseignez les deux onglets :

1. Trajet — l’adresse de départ et d’arrivée (recherche d’adresse assistée), le véhicule, le nombre de passagers et de bagages, le type de trajet (Aller simple ou Aller-retour), les dates et horaires, la durée, la distance et le prix. Un champ Notes de commande est disponible.
2. Client — le prénom et le nom (obligatoires), et si besoin la société, l’e-mail, le téléphone, le pays et l’adresse.

Vous pouvez aussi rattacher un client existant : commencez à saisir son prénom ou son nom et sélectionnez-le pour pré-remplir ses coordonnées.

Modifier ou supprimer une réservation

• Modifier — une réservation créée manuellement peut être rouverte et modifiée depuis sa fiche.
• Supprimer — retire définitivement la réservation de votre espace. Vous ne la verrez plus. À la différence d’une annulation, la suppression ne prévient pas le client par e-mail.

Le planning

La rubrique Planning affiche vos réservations sous forme de calendrier, à la semaine, au mois ou à l’année. Chaque course y apparaît avec son horaire, son nombre de passagers, le nom du client et le véhicule ; les allers-retours sont signalés par une flèche.

Les événements sont colorés selon leur statut pour une lecture immédiate :

• vert — réservation confirmée ;
• orange — en attente de confirmation ;
• rouge — expirée ;
• gris — annulée.

Cliquez sur un événement pour ouvrir la même fiche de détails que dans la liste. Le bouton Nouvelle réservation est également disponible depuis le planning.

Exporter et synchroniser

• Export CSV — depuis la liste, le menu Rapports permet de télécharger l’ensemble de vos réservations au format CSV, pour votre comptabilité ou vos analyses.
• Google Agenda — connectez votre compte via le bouton Google Agenda pour retrouver vos courses dans votre agenda personnel (disponible sur les formules payantes).

Formule gratuite

La formule gratuite permet de traiter 5 réservations par mois via le module. Au-delà de ce quota, les nouvelles réservations restent visibles dans votre liste et votre planning, mais leurs détails sont masqués : le nom du client et les adresses sont remplacés par la mention Détails masqués.