Gestire le prenotazioni

Ogni stima trasformata in prenotazione dal tuo modulo arriva automaticamente nella tua area. Questa pagina raccoglie tutte le tue corse: le segui, le confermi ai clienti, le condividi con un collega o ne crei di nuove a mano. Sono disponibili due visualizzazioni complementari: l’elenco delle prenotazioni e il planning (calendario).

L’elenco delle prenotazioni

La sezione Prenotazioni presenta tutte le tue corse in una tabella, dalla più recente alla più vecchia. Ogni riga corrisponde a una prenotazione e mostra le colonne seguenti:

• # — il numero della prenotazione.
• Cliente — nome e cognome del passeggero.
• Veicolo — il veicolo prenotato.
• Date e orari — la data e l’ora di presa in carico (e il ritorno se si tratta di andata e ritorno).
• Importo — il prezzo della corsa, nella valuta del modulo (viene mostrato il prezzo scontato se è stato usato un codice promozionale).
• Stato — lo stato della prenotazione (vedi sotto).
• Pagamento — lo stato del pagamento, oppure la dicitura Pagamento all’autista.
• Data dell’ordine — il momento in cui la prenotazione è stata effettuata.
• Azioni — il menu delle operazioni possibili sulla prenotazione.

Gli stati di una prenotazione

La colonna Stato indica a che punto è la corsa:

• Confermata — hai convalidato la prenotazione; il cliente ne è stato informato.
• In attesa di conferma — la prenotazione è appena arrivata e attende la tua convalida.
• Annullata — la prenotazione è stata annullata.
• Scaduta — la prenotazione non è stata confermata in tempo e non è più valida.

La colonna Pagamento dipende dalla modalità scelta nelle tue Impostazioni:

• Pagamento all’autista — il cliente paga direttamente a bordo; non è previsto alcun pagamento online.
• Pagato — il pagamento online è stato incassato.
• In attesa di pagamento — il pagamento online non è ancora finalizzato.
• Pagamento non riuscito — il pagamento online è fallito.
• Pagamento non completato — il cliente non ha portato a termine il pagamento.

Il dettaglio di una prenotazione

Fai clic su una riga (oppure su Vedi dettagli nel menu azioni) per aprire la scheda Dettagli della prenotazione, organizzata in schede:

• Tragitto — indirizzo di partenza e di arrivo, veicolo, numero di passeggeri e di bagagli, tipo di tragitto (solo andata o andata e ritorno), date e orari, durata, distanza, eventuale numero di volo o di treno, note dell’ordine, opzioni scelte e prezzo (con l’eventuale codice promozionale utilizzato).
• Cliente — i recapiti del passeggero: nome, cognome, azienda, e-mail, telefono e indirizzo.
• Altro — le risposte ai campi personalizzati del tuo modulo, se ne hai aggiunti.

Confermare o annullare una prenotazione

Una prenotazione In attesa di conferma può essere confermata o annullata, dal menu azioni o direttamente nella sua scheda.

• Conferma la prenotazione — convalida la corsa. Il cliente viene avvisato via e-mail. Puoi allegare un messaggio per lui (ad esempio le indicazioni per l’appuntamento).
• Annulla la prenotazione — annulla la corsa. Anche in questo caso il cliente viene avvisato via e-mail e puoi allegargli un messaggio.

Condividere una prenotazione

L’azione Condividi apre la finestra Condividi la prenotazione con un collega. Inserisci l’indirizzo e-mail del destinatario, aggiungi un messaggio facoltativo e invia: il tuo collega riceve il dettaglio della corsa via e-mail. Pratico per passare una corsa a un collega o a un autista partner.

Aggiungere una prenotazione manualmente

Non tutte le corse passano necessariamente dal modulo: una prenotazione presa al telefono può essere inserita a mano. Fai clic su Nuova prenotazione, poi compila le due schede:

1. Tragitto — indirizzo di partenza e di arrivo (ricerca indirizzo assistita), veicolo, numero di passeggeri e di bagagli, tipo di tragitto (Solo andata o Andata e ritorno), date e orari, durata, distanza e prezzo. È disponibile un campo Note dell’ordine.
2. Cliente — nome e cognome (obbligatori) e, se serve, azienda, e-mail, telefono, Paese e indirizzo.

Puoi anche collegare un cliente esistente: inizia a digitare il suo nome o cognome e selezionalo per precompilare i suoi recapiti.

Modificare o eliminare una prenotazione

• Modifica — una prenotazione creata manualmente può essere riaperta e modificata dalla sua scheda.
• Elimina — rimuove definitivamente la prenotazione dalla tua area. Non la vedrai più. A differenza dell’annullamento, l’eliminazione non avvisa il cliente via e-mail.

Il planning

La sezione Planning mostra le tue prenotazioni in forma di calendario, per settimana, mese o anno. Ogni corsa vi compare con il suo orario, il numero di passeggeri, il nome del cliente e il veicolo; le andate e ritorno sono segnalate da una freccia.

Gli eventi sono colorati in base allo stato per una lettura immediata:

• verde — prenotazione confermata;
• arancione — in attesa di conferma;
• rosso — scaduta;
• grigio — annullata.

Fai clic su un evento per aprire la stessa scheda di dettaglio dell’elenco. Anche dal planning è disponibile il pulsante Nuova prenotazione.

Esportare e sincronizzare

• Esportazione CSV — dall’elenco, il menu Report permette di scaricare tutte le tue prenotazioni in formato CSV, per la contabilità o le tue analisi.
• Google Calendar — collega il tuo account con il pulsante Google Calendar per ritrovare le corse nel tuo calendario personale (disponibile con i piani a pagamento).

Piano gratuito

Il piano gratuito consente di gestire 5 prenotazioni al mese tramite il modulo. Oltre questa quota, le nuove prenotazioni restano visibili nell’elenco e nel planning, ma i loro dettagli sono nascosti: il nome del cliente e gli indirizzi sono sostituiti dalla dicitura Dettagli nascosti.