Buchungen verwalten

Jede Schätzung, die über Ihr Modul zu einer Buchung wird, landet automatisch in Ihrem Konto. Diese Seite versammelt alle Ihre Fahrten: Sie verfolgen sie, bestätigen sie Ihren Kunden, teilen sie mit Kollegen oder legen neue von Hand an. Zwei einander ergänzende Ansichten stehen bereit: die Buchungsliste und der Kalender.

Die Buchungsliste

Der Bereich Buchungen zeigt alle Ihre Fahrten als Tabelle, von der neuesten zur ältesten. Jede Zeile entspricht einer Buchung und zeigt folgende Spalten:

• # — die Nummer der Buchung.
• Kunde — Vor- und Nachname des Fahrgasts.
• Fahrzeug — das gebuchte Fahrzeug.
• Daten und Uhrzeiten — Datum und Uhrzeit der Abholung (und die Rückfahrt, falls es sich um Hin- und Rückfahrt handelt).
• Betrag — der Fahrpreis in der Währung des Moduls (bei Verwendung eines Gutscheincodes wird der ermäßigte Preis angezeigt).
• Status — der Zustand der Buchung (siehe unten).
• Zahlung — der Zahlungsstand oder der Hinweis Zahlung an den Fahrer.
• Bestelldatum — der Zeitpunkt, zu dem die Buchung aufgegeben wurde.
• Aktionen — das Menü der möglichen Vorgänge zur Buchung.

Die Status einer Buchung

Die Spalte Status zeigt, wo die Fahrt gerade steht:

• Bestätigt — Sie haben die Buchung bestätigt; Ihr Kunde wurde informiert.
• Wartet auf Bestätigung — die Buchung ist gerade eingegangen und wartet auf Ihre Bestätigung.
• Storniert — die Buchung wurde storniert.
• Abgelaufen — die Buchung wurde nicht rechtzeitig bestätigt und ist nicht mehr gültig.

Die Spalte Zahlung hängt von der in Ihren Einstellungen gewählten Zahlungsweise ab:

• Zahlung an den Fahrer — der Kunde zahlt direkt im Fahrzeug; es wird keine Onlinezahlung erwartet.
• Bezahlt — die Onlinezahlung ist eingegangen.
• Zahlung ausstehend — die Onlinezahlung ist noch nicht abgeschlossen.
• Zahlung fehlgeschlagen — die Onlinezahlung ist gescheitert.
• Zahlung nicht abgeschlossen — der Kunde hat seine Zahlung nicht zu Ende geführt.

Die Details einer Buchung

Klicken Sie auf eine Zeile (oder im Aktionsmenü auf Details ansehen), um das Blatt Buchungsdetails zu öffnen, das in Reiter gegliedert ist:

• Strecke — Start- und Zieladresse, Fahrzeug, Anzahl der Fahrgäste und Gepäckstücke, Fahrttyp (einfache Fahrt oder Hin- und Rückfahrt), Daten und Uhrzeiten, Dauer, Entfernung, eine etwaige Flug- oder Zugnummer, Bestellhinweise, gewählte Optionen sowie der Preis (und gegebenenfalls der verwendete Gutscheincode).
• Kunde — die Kontaktdaten des Fahrgasts: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon und Adresse.
• Sonstiges — die Antworten auf die eigenen Felder Ihres Formulars, sofern Sie welche angelegt haben.

Eine Buchung bestätigen oder stornieren

Eine Buchung mit dem Status Wartet auf Bestätigung kann bestätigt oder storniert werden – über das Aktionsmenü oder direkt in ihrem Detailblatt.

• Buchung bestätigen — bestätigt die Fahrt. Ihr Kunde wird per E-Mail benachrichtigt. Sie können eine Nachricht für ihn anfügen (etwa die Treffpunkt-Hinweise).
• Buchung stornieren — storniert die Fahrt. Auch hier wird Ihr Kunde per E-Mail benachrichtigt, und Sie können eine Nachricht beifügen.

Eine Buchung teilen

Die Aktion Teilen öffnet das Fenster Buchung mit einem Kollegen teilen. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu und senden Sie: Ihr Kollege erhält die Fahrtdetails per E-Mail. Praktisch, um eine Fahrt an einen Kollegen oder Partnerfahrer weiterzugeben.

Eine Buchung von Hand anlegen

Nicht jede Fahrt läuft zwingend über das Modul: Eine telefonisch angenommene Buchung können Sie von Hand erfassen. Klicken Sie auf Neue Buchung und füllen Sie die beiden Reiter aus:

1. Strecke — Start- und Zieladresse (mit unterstützter Adresssuche), Fahrzeug, Anzahl der Fahrgäste und Gepäckstücke, Fahrttyp (Einfache Fahrt oder Hin- und Rückfahrt), Daten und Uhrzeiten, Dauer, Entfernung und Preis. Ein Feld Bestellhinweise steht zur Verfügung.
2. Kunde — Vor- und Nachname (Pflicht) und bei Bedarf Firma, E-Mail, Telefon, Land und Adresse.

Sie können auch einen bestehenden Kunden verknüpfen: Beginnen Sie, seinen Vor- oder Nachnamen einzugeben, und wählen Sie ihn aus, um seine Kontaktdaten vorauszufüllen.

Eine Buchung ändern oder löschen

• Ändern — eine von Hand angelegte Buchung lässt sich über ihr Detailblatt wieder öffnen und ändern.
• Löschen — entfernt die Buchung endgültig aus Ihrem Konto. Sie sehen sie danach nicht mehr. Anders als eine Stornierung benachrichtigt das Löschen den Kunden nicht per E-Mail.

Der Kalender

Der Bereich Kalender zeigt Ihre Buchungen als Kalender – nach Woche, Monat oder Jahr. Jede Fahrt erscheint dort mit Uhrzeit, Fahrgastzahl, Kundenname und Fahrzeug; Hin- und Rückfahrten sind mit einem Pfeil gekennzeichnet.

Die Einträge sind nach Status eingefärbt, damit alles auf einen Blick lesbar ist:

• grün — bestätigte Buchung;
• orange — wartet auf Bestätigung;
• rot — abgelaufen;
• grau — storniert.

Klicken Sie auf einen Eintrag, um dasselbe Detailblatt wie in der Liste zu öffnen. Die Schaltfläche Neue Buchung ist auch aus dem Kalender heraus verfügbar.

Exportieren und synchronisieren

• CSV-Export — aus der Liste heraus können Sie über das Menü Berichte alle Ihre Buchungen im CSV-Format herunterladen, für Ihre Buchhaltung oder Ihre Auswertungen.
• Google Kalender — verbinden Sie Ihr Konto über die Schaltfläche Google Kalender, um Ihre Fahrten in Ihrem persönlichen Kalender wiederzufinden (in den bezahlten Tarifen verfügbar).

Gratis-Tarif

Im Gratis-Tarif können 5 Buchungen pro Monat über das Modul bearbeitet werden. Über dieses Kontingent hinaus bleiben neue Buchungen in Liste und Kalender sichtbar, ihre Details sind jedoch ausgeblendet: Kundenname und Adressen werden durch den Hinweis Details ausgeblendet ersetzt.